Protokół zdawczo-odbiorczy mieszkania – wzór

Po co jest protokół zdawczo-odbiorczy?

Protokół zdawczo-odbiorczy to dokument, w którym wynajmujący i najemca wspólnie opisują stan mieszkania w dniu jego wydania i zwrotu. To najlepsza ochrona dla obu stron:

• wynajmujący ma dowód, w jakim stanie przekazał mieszkanie i jakie wyposażenie powierzył najemcy,
• najemca ma dowód, że uszkodzenia istniały przed jego wprowadzeniem się – i nie zapłaci za nie z kaucji.

Bez protokołu spór o porysowaną podłogę czy brakujące krzesła często kończy się słowem przeciwko słowu.

Co wpisać do protokołu?

Formularz prowadzi przez wszystkie ważne elementy:

1. Strony i lokal – dane wynajmującego i najemcy oraz adres mieszkania.
2. Stany liczników – energia elektryczna, gaz, woda zimna i ciepła, ciepło – z numerami liczników. Na tej podstawie rozliczycie media za okres najmu.
3. Klucze – rodzaj i liczba: do drzwi wejściowych, klatki, skrzynki pocztowej, piwnicy, garażu, piloty do bramy.
4. Wyposażenie – meble, sprzęt AGD i RTV, oświetlenie, wraz z opisem stanu.
5. Uwagi i uszkodzenia – rysy, plamy, pęknięcia, niedziałające urządzenia.
6. Dokumentacja zdjęciowa – informacja, że strony wykonały zdjęcia stanu mieszkania.

Protokół sporządza się zwykle w dwóch egzemplarzach – po jednym dla każdej ze stron – i obie strony go podpisują.

Jak opisywać stan wyposażenia?

Opis powinien być konkretny. Zamiast „lodówka – stan dobry” lepiej napisać „lodówka marki X, sprawna, drobna rysa na lewych drzwiach”. Przy meblach warto zaznaczyć widoczne uszkodzenia, przy ścianach – plamy i ślady po kołkach, przy podłogach – zarysowania. Szczegółowość wymaga kilkunastu minut, ale oszczędza wielu nieporozumień przy zwrocie mieszkania.

Zdjęcia – najlepszy dowód

Zrób zdjęcia każdego pomieszczenia, wszystkich liczników oraz każdego zauważonego uszkodzenia. Zdjęcia z datą to mocny dowód, gdy pojawi się spór. Najlepiej przesłać je od razu drugiej stronie, np. e-mailem – wtedy obie strony mają ten sam materiał, a data wiadomości potwierdza, kiedy zdjęcia powstały.

Zwrot mieszkania i kaucja

Przy zwrocie mieszkania spiszcie drugi protokół i porównajcie go z pierwszym. Wynajmujący może potrącić z kaucji:

• zaległy czynsz i opłaty,
• koszty naprawy uszkodzeń, za które odpowiada najemca,
• koszty brakującego wyposażenia lub kluczy.

Najemca nie odpowiada za zużycie wynikające z prawidłowego używania – mieszkanie po kilku latach najmu nie musi wyglądać jak nowe. Kaucję wynajmujący zwraca w ciągu miesiąca od opróżnienia lokalu.

Gdy strony się nie zgadzają

Jeśli przy zwrocie mieszkania nie zgadzacie się co do uszkodzeń, wpiszcie do protokołu stanowiska obu stron i podpiszcie go z zastrzeżeniami. Zdjęcia, pierwszy protokół i korespondencja będą wtedy podstawą do dalszych ustaleń lub ewentualnego postępowania przed sądem.

Rozliczenie mediów

Stany liczników z protokołu przy wydaniu i zwrocie mieszkania to podstawa rozliczenia mediów. Jeśli najemca płacił zaliczki, porównajcie je z rzeczywistym zużyciem. Przy zmianie najemcy warto też przepisać na nową osobę umowy z dostawcami energii i gazu albo zgłosić zmianę odbiorcy.