Kalkulator kosztów pracodawcy 2026

Jak to liczymy?

Wynagrodzenie brutto to nie wszystko, co płaci pracodawca. Do każdej złotówki brutto dolicza on własne składki i opłaty. Kalkulator sumuje:

• składkę emerytalną – 9,76% wynagrodzenia brutto,
• składkę rentową – 6,5%,
• składkę wypadkową – zwykle 1,67%, a w większych firmach według stawki ustalonej przez ZUS,
• składkę na Fundusz Pracy – 2,45%, gdy wynagrodzenie wynosi co najmniej płacę minimalną,
• składkę na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych – 0,1%,
• wpłatę na PPK – jeśli pracownik uczestniczy w Pracowniczych Planach Kapitałowych (podstawowo 1,5%).

Koszt pracodawcy = wynagrodzenie brutto + wszystkie powyższe składki.

Składki emerytalną i rentową oraz Fundusz Pracy i FGŚP liczy się od podstawy, która w ciągu roku nie może przekroczyć 30-krotności prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia. Dlatego przy wysokich pensjach koszt zatrudnienia pod koniec roku spada – pokazujemy to w podsumowaniu rocznym.

Przykład: płaca minimalna 2026

Pracownik zarabia 4806 zł brutto, firma ma stawkę wypadkową 1,67%, pracownik nie uczestniczy w PPK:

• składka emerytalna: 469,07 zł,
• składka rentowa: 312,39 zł,
• składka wypadkowa: 80,26 zł,
• Fundusz Pracy: 117,75 zł,
• FGŚP: 4,81 zł,
• razem składki pracodawcy: 984,28 zł,
• koszt pracodawcy: 5790,28 zł miesięcznie.

Pracownik otrzymuje z tego na rękę 3605,85 zł. Oznacza to, że różnica między kosztem pracodawcy a wypłatą pracownika wynosi ponad 2100 zł – trafia ona do ZUS, NFZ i urzędu skarbowego.

Zwolnienia ze składek na Fundusz Pracy i FGŚP

Pracodawca nie płaci składek na Fundusz Pracy i FGŚP m.in. za pracowników, którzy ukończyli 55 lat (kobiety) lub 60 lat (mężczyźni), oraz przez 36 miesięcy za osoby powracające z urlopu macierzyńskiego, rodzicielskiego lub wychowawczego. Podobne zwolnienie dotyczy przez 12 miesięcy zatrudnienia skierowanego bezrobotnego, który nie ukończył 30 lat. Zaznacz odpowiednią opcję w kalkulatorze, aby zobaczyć koszt po zwolnieniu.

Koszt zatrudnienia a inne formy współpracy

Zatrudnienie na umowę zlecenia studenta do 26. roku życia nie wiąże się ze składkami po stronie zleceniodawcy, a umowa o dzieło – co do zasady – w ogóle nie podlega składkom. Każda forma ma jednak inne zastosowanie i ryzyka. Pracownik zatrudniony na umowę o pracę ma prawo do płatnego urlopu, wynagrodzenia chorobowego i ochrony przed zwolnieniem, co również warto uwzględnić w budżecie firmy.

Dofinansowania i ulgi dla pracodawców

Koszt zatrudnienia można czasem obniżyć zgodnie z prawem. Urzędy pracy oferują refundację części wynagrodzenia przy zatrudnieniu osób bezrobotnych, staże i dofinansowanie wyposażenia stanowiska pracy. Pracodawcy zatrudniający osoby z orzeczeniem o niepełnosprawności mogą otrzymać miesięczne dofinansowanie z PFRON. Przed zatrudnieniem nowej osoby warto zapytać w powiatowym urzędzie pracy o aktualnie dostępne programy.

Dodatkowe koszty, których kalkulator nie uwzględnia

Poza składkami pracodawca ponosi też inne koszty zatrudnienia: badania lekarskie, szkolenia BHP, odzież roboczą, ekwiwalent za urlop czy wynagrodzenie za czas choroby. Warto je doliczyć, planując budżet na nowy etat.